„Tab Város Polgármesteri Hivatalának Szervezetfejlesztése”

ÁROP-1.A.2/A-2008-0203

A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

Tab Város Önkormányzata pályázatot nyújtott be az Államreform Operatív Program keretében, „A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése” című pályázati kiírásra, amelynek alapvető célja azon feltételek megteremtése, hogy az önkormányzat az ügyfélszolgálati feladatait minél nagyobb megelégedettséggel és hatékonysággal lássa el az ügyfelek részére, továbbá lehetőséget teremteni a költségvetési intézmények költséghatékonyságának mérésére, valamint lehetővé tenni a gazdálkodásuk átláthatóságát.

A projekt célja az eredményesebb és költséghatékonyabb helyi közigazgatási működés elérése az eljárások és folyamatok javítása révén. Ehhez újfajta ismeretekre, hatékonyabb döntés-előkészítési és döntéshozatali eljárásokra, ezen nyugvó szervezeti működésre, korszerű tervezési eszköztárra van szükség. A döntés-előkészítési folyamatok átalakításakor kiemelt hangsúlyt kap a stratégiai és fenntarthatósági gondolkodás erősítése. A társadalmi partnerek aktív bevonása. A helyi szintű jogalkotás minőségének javítása, abba egyeztető partnerek bevonása, valamint az elavult működési szabályrendszer felülvizsgálata és megváltoztatása. Cél továbbá az ügyféleljárások minőségi fejlesztése, átalakítása, leegyszerűsítése. Az önkormányzat által felügyelt intézmények gazdálkodása, döntés-előkészítésbe való erősebb bevonása is fontos megvalósítandó cél a projekten belül. Prioritást élvez az önkormányzat dolgozóinak eredményesebb munkája, mint cél elérése is.

Fejlesztési részterületek:

1. A döntési mechanizmus korszerűsítése:

a) általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében,
b) a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében,
c) ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásnak javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása),
d) rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozásai folyamatok egyszerűsítése, átalakítása,
e) a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása,
f) a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának erősítése,
g) az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítása, a döntési jogosultságok átstrukturálása,
h) az önkormányzat által felügyel intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe,
i) a költségvetési intézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása,
j) a polgármesteri hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése,
k) szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése,
l) a projekt szemlélet erősítése.

2. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása:

a) pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozottságának javítása,
b) stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása,
c) tartalmi és eljárási kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között,
d) a költségvetés készítésének és elfogadásának folyamatának javítása,
e) új típusú költségvetési tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása
f) közbeszerzési eljárások lebonyolítása,
g) környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése,
h) pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása.

3. A partnerség erősítése:

a) szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére,
b) a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa,
c) partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba,
d) szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére.

A kedvezményezett neve és elérhetősége: Tab Város Önkormányzata (8660 Tab, Kossuth L. u. 49.) tab@somogy.hu

A közreműködő szervezet neve és elérhetősége: Váti Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft. (1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32.) www.vati.hu

Hiperhivatkozás a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség, az Irányító Hatóság és a Közreműködő Szervezet honlapjára jól látható helyen: www.nfu.hu, www.vati.hu

Hírek a Projekt állásáról

„Tab Város Polgármesteri Hivatalának Szervezetfejlesztése" című ÁROP-1.A/2/A-2008-0203 jelű pályázatra vonatkozó projekt megvalósításával kapcsolatos hivatalos közbeszerzési tanácsadói tevékenység ellátására kötött megbízási szerződést Tab Város Önkormányzata és a VANIN Vezetési Tanácsadó Kft.
Tab, 2009. július 14.

Tab Város Önkormányzata az Európai Unió és a Magyar Állam által nyújtott pályázaton 16.625.000 Ft összegű támogatást nyert Tab Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztésére. 2009. november 18-án történt meg az önkormányzat és az ETK Zrt. közötti szerződések megkötése. Az ETK Zrt-t közbeszerzési eljárás során választotta ki az önkormányzat. A cég vállalta a beadott pályázatban meghatározott célok megvalósításában történő közreműködést.

Tab, 2009. december

 

 

2010. január 15-17. között az ÁROP-1.A.2/A-2008-0203 projekt keretében megtartották a kommunikációs tréninget. A közbeszerzési eljáráson kiválasztott ETK Zrt. trénerei kiemelt témakörként kezelték az egymás közötti kommunikáció és az értekezletek hatékonyságának kérdéskörét.

Tab, 2010. február 1.

 

 

Az ÁROP-1.A.2/A-2008-0203 2010. projekthez kapcsolódóan 2010. február 18-21-ig a projektszemlélet erősítését szolgáló tréningen vettek részt Tab Város Önkormányzata Intézményvezetői, valamint a Polgármesteri Hivatal azon dolgozói, akik munkájuk során pályázatokkal/projektekkel foglalkoznak. Kiemelt témakörök voltak:

-         elemzési módszerek alkalmazása

-         célok és stratégia

-         szabályalkotási módszertan

-         emberi oldal a projektben

A résztvevők projektmenedzsment ismeretei és tapasztalatait a tréning előtt kiküldött kérdőíven mérték fel.

Tab, 2010. március 1.

 

A szervezetfejlesztési projekthez kapcsolódóan az ETK Zrt. ügyfél elégedettségi kérdőívet készített, amelyet Tab Város Polgármesteri Hivatalába látogató ügyfelek tölthettek ki. Külön kérdőív készült a települési képviselők részére, hiszen ők a Hivatal munkáját más szemszögből tudják megítélni. A kérdőív eredménye beépítésre kerül a szervezetfejlesztési kézikönyvbe, a tapasztalatokat igyekeznek felhasználni.

Tab, 2010. március 10.

 

Elkészült a Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztési kézikönyve. E kézikönyv tartalmazza:

-         az önkormányzati intézmények felügyeletének átalakítására, döntési jogosultságának átstrukturálására,

-         a költségvetési intézmények költséghatékonyabb működésére irányuló szervezet átalakítási program kidolgozására,

-         pénzügyi és gazdasági területek meghatározott szempontú vizsgálatára,

-         szervezeti és informatikai megoldások hálózatok létrehozása, illetve hálózaton nyugvó működési mód elterjesztésére

-         a Polgármesteri Hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetésére,

-         rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítésére, átalakítására,

-         általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítés a stratégiai menedzsment erősítésének elérésére,

-         a hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentésére, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítására,

-         ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítására vonatkozó helyzetfelmérést, valamint

-         Tab Város Önkormányzata Közbeszerzési Szabályzatára tett szakvéleményt.

Tab, 2010. május 4.

 

Elfogadta a VÁTI (közreműködő szervezet) az első kifizetési kérelmet. A benyújtott számlák a megtartott tréningekhez kapcsolódnak. Az ETK Zrt. benyújtotta ún. „nullás adóigazolását” (ez hivatott igazolni, hogy a cégnek nincs köztartozása), így az általa benyújtott számla 95 %-a kiegyenlítésre kerülhet.

Tab, 2010. május 14.

 

A VÁTI nonprofit Kft. jóváhagyta az első Projekt Előrehaladási Jelentést. E jelentés tartalmazza a szerződés megkötésétől számítva 2010. januárjáig történt előrelépéseket. Komoly előrelépésről ez a jelentés még nem számolhat be, hiszen a tényleges munka éppen január közepén kezdődött el.

Tab, 2010. május 25.

 

A Váti befogadta a szervezetfejlesztési kézikönyv elkészítéshez tartozó számla kifizetési kérelemét. A számla ellenértékének 95 %-át átutalta az ETK Zrt. részére.

Tab, 2010. június 8.

Tab Város Polgármesteri Hivatalában 2010. június 28-án megtartott intézményvezetői értekezleten jelen volt Méreg Gábor az ETK Zrt. képviselője, aki tájékoztatta a jelenlévő intézményvezetőket, hogy tervezik az eddig informális módon megvalósuló intézményvezetői
értekezletek szabályozottá tételét.
Tab, 2010. június 30.

 

Helyszíni ellenőrzést tartottak a VÁTI (közreműködő szervezet) munkatársai, amelynek során valamennyi rendelkezésre álló iratot áttekintették. Az ellenőrzésről jegyzőkönyv készül.

Tab, 2010. július 5.

 

A megbízott ETK Zrt. munkatársai tárgyaltak a Polgármesteri Hivatal vezetői. Téma az önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal kommunikációja volt. Vizsgálták mind a kifele irányuló, mind a belső információáramlást. Cél a jelenlegi rendszer javítása.

Tab, 2010. július 6.

 

A Váti Nonprofit Kft. jóváhagyta a projekthez kapcsolódó Második Projekt Előrehaladási jelentést, mely az első Projekt Előrehaladási Jelentés záró dátumától, 2010. január 13-tól a 2010. július 13-ig tartalmazza az előrelépéseket.

Tab, 2010. szeptember 30.

 

A Váti Nonprofit Kft. befogadta az 5.  kifizetési kérelmünket . A benyújtott számlák az ETK Zrt. által tanulmányok, valamint vezetői összefoglaló készítésére vonatkoztak. Az ETK Zrt. benyújtotta a kifizetési kérelem teljesítéséhez szükségek igazolást arról, hogy nincs köztartozása, így a közreműködő szervezet az általa benyújtott számla 95%-át kiegyenlítette a Zrt. felé.

2010. október 29.

 

Tab Város Képviselő-testülete a 2010. november 25-én tartott Testületi ülésen döntött arról, hogy a projekt keretében – a Váti jóváhagyása esetén- el kívánja készíteni Tab Város új honlapját, ezért kezdeményezi a támogatási szerződés módosítását.

2010. november 25.

Komplex Szervezetfejlesztés megvalósítása Tab Város Önkormányzatánál ÁROP-1.A.2/A-2008-0203 jelű pályázat keretében az ETK. Zrt trénerei 2010. decemberében 4 napon képzéseket tartottak a polgármesteri hivatal köztisztviselőinek az alábbi témákban:

2010. december 7-én: „Mérési eredmények értékeléséhez kapcsolódó" képzés.
2010. december 8-án „Ügyintézői hatékonyságot és eredményesség javítását célzó képzés".
2010. december 9-én „Az új típusú költségvetési tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása, illetve a pénzügyi költségvetési, végrehajtási ellenőrzés".
2010. december 10-én „Tervezésben érintettek képzése, a tervezés újszerű folyamatáról"
Tab, 2010. december 10

2010. december 31-én Tab Város Polgármesteri Hivatalának Szervezetésében részt vevő együttműködő partnerek és az önkormányzat képviseletében a polgármester és jegyző megbeszélést tartott, ahol intézményenként részletesen értékelték az együttműködést, majd az erre vonatkozó partnerségi nyilatkozatot aláírták.
Tab, 2010. december 31.

 

Tab Város Önkormányzata 2011. január 20-án vállalkozási szerződést kötött az Intergranet Kft.-vel Tab Város új honlapjának elkészítésére vonatkozóan.

2011. január 22.

 

A Váti Nonprofit Kft. befogadta a támogatási szerződés módosítása iránti kérelmünket.

2011. február 15.

 

Elkészült Tab Város új honlapja. 3 hónapos tesztelési időszakot követően várhatóan 2011. május hónap végén kerül élesítésre a honlap, és lesz hozzáférhető a lakosság számára.

2011. február 28.

 

A Váti nonprofit Kft. részéről is aláírásra került a támogatási szerződés módosítása, melynek eredményeként a projekt keretében elszámolásra kerülhetnek a projekt közbeszerzési költségei, valamint az új honlap elkészítésének költségei.

2011. április 28.

 

A Váti Nonprofit Kft. befogadta a 6. számú kifizetési kérelmünket , mely az ETK Zrt. által készített vezetői beszámolók zárójelentéseinek elkészítésére, valamint az kapcsolódó oktatási feladatok lebonyolítására vonatkozó számla kiegyenlítésére irányult.

2011. május 17.

 

Megújult Tab Város honlapja! Az új honlap a tesztelési időszak lezárultával élesítésre került, a korábbi honlaphoz képest bővített és folyamatosan frissített tartalommal.

2011. június 17.

 

A 6. számú kifizetési kérelmünk teljesítése megtörtént, az ETK Zrt. által benyújtott számla 95%--át a közreműködő szervezet kiegyenlítette a Zrt. felé.

2011. június 09.